|
Załącznik nr 1 do zarządzenia nr4/2010Dyrektora
naczelnego PFB z dnia 24 marca 2010r.
P O L S K A F I L H A R M O N I A
B A Ł T Y C K A
Im. F R Y D E R Y K A C H O P I N A
w G D A Ń S K U
R E G U L A M I N
O R G A N I Z A C Y J N Y
( tekst jednolity)
S P I S T R E Ś C I
Rozdział Tytuł
I Postanowienia Ogólne
II Struktura organizacyjna i zasady jej tworzenia
III Zasady kierowania – zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności osób pełniących funkcje kierownicze
IV Ogólny zakres obowiązków , uprawnień i odpowiedzialności pracowników
V Zadania pionów organizacyjnych
VI Zasady wydawania wewnętrznych aktów normatywnych
VII Dokumenty organizacyjne Filharmonii oraz zasady ich wydawania i przechowywania
VIII Planowanie i sprawozdawczość. Kontrola wewnętrzna
IX Postanowienia końcowe
R O Z D Z I A Ł I
P O S T A N O W I E N I A O G Ó L N E
§ 1
Niniejszy regulamin określa podstawowe zasady funkcjonowania komórek organizacyjnych, podział czynności, obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność osób pełniących funkcje kierownicze i samodzielne Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku dalej zwaną Filharmonią lub PFB.
§ 2
Polska Filharmonia Bałtycka im. Fryderyka Chopina w Gdańsku działa na podstawie :
1) ustawy z dnia 25 października 1991r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności
kulturalnej (tekst jednolity z 2001r. Dz.U. Nr 13, poz 123 z późn. zmianami) zwanej dalej Ustawą,
2) zarządzenia nr 145/93 Wojewody Gdańskiego z dnia 28 grudnia 1993 r. w sprawie podziału Państwowej Opery i Filharmonii
Bałtyckiej w Gdańsku zmienionego zarządzeniem nr 218/98 z dnia 22 grudnia 1998r.
3) statutu Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku, nadanego przez
Sejmik Województwa Pomorskiego Uchwałą Nr 188/XV/03 z dnia 24 listopada 2003 r.,
zwanym dalej Statutem, zmienionego Uchwałą Nr 945/XLIX/06 z dnia 26 czerwca 2006 r.
oraz uchwałą nr 1055/XLI/09 z dnia 28 grudnia 2009r.
§ 3
Siedzibą Filharmonii jest miasto Gdańsk, ul. Ołowianka 1.
R O Z D Z I A Ł II
S T R U K T U R A O R G A N I Z A C Y J N A
I Z A S A D Y J E J T W O R Z E N I A
§ 4
1. W Filharmonii wyodrębnia się:
1) pion dyrektora naczelnego
2) pion artystyczny,
3) pion finansowy,
2. W obrębie pionów wyodrębnia się działy. W zależności od potrzeb w dziale może być
wyodrębniona sekcja.
3. Komórki organizacyjne tworzy Dyrektor Naczelny z własnej inicjatywy albo
na wniosek Dyrektorów, o których mowa w § 7 ust.1 Statutu.
§ 5
1. Strukturę organizacyjną Filharmonii określa załącznik nr 1 do regulaminu. 2. W skład struktury organizacyjnej Filharmonii wchodzą następujące komórki
organizacyjne :
1) W pionie dyrektora naczelnego (DN) wyodrębnia się :
- samodzielne stanowiska :
a) asystent dyrektora,
b) radca prawny,
c) specjalista ds. kadr,
d) rzecznik prasowy,
e) stanowisko ds. bhp,
f) specjalista do spraw imprez i wynajmu,
- oraz :
g) dział administracyjny,
h) dział inwestycji do czasu zakończenia inwestycji,
i) sekretariat,
j) archiwum zakładowe.
2) W pionie artystycznym (DART) wyodrębnia się :
a) orkiestrę symfoniczną,
b) orkiestrę kameralną,
c) chór,
d) zespoły muzyczne,
e) dział koordynacji pracy artystycznej.
3) W pionie finansowym (DF) wyodrębnia się :
a) dział finansowo-księgowy,
b) dział sprzedaży imprez.
§ 6
1. Filharmonia jest pracodawcą w rozumieniu przepisów kodeksu pracy.
2. Dyrektor Naczelny (DN) jest kierownikiem jednostki sprawującym funkcję pracodawcy.
§ 7
Filharmonią kieruje Dyrektor Naczelny przy pomocy Dyrektora Artystycznego,
i Dyrektora ds. Finansowych.
R O Z D Z I A Ł III
Z A S A D Y K I E R O W A N I A - Z A K R E S O B O W I Ą Z K Ó W ,
U P R A W N I E Ń I O D P O W I E D Z I A L N O Ś C I O S Ó B
P E Ł N I Ą C Y C H F U N K C J E K I E R O W N I C Z E
§ 8
1. Dyrektor Naczelny samodzielnie zarządza Filharmonią, reprezentuje ją na zewnątrz,
oraz ponosi odpowiedzialność za jej prawidłowe funkcjonowanie.
2. Dyrektora Naczelnego w czasie jego nieobecności zastępuje wyznaczony zastępca.
3. Na zastępującego Dyrektora Naczelnego przechodzą obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność wynikająca ze Statutu Filharmonii , niniejszego regulaminu oraz pełnomocnictwa.
§ 9
Do obowiązków Dyrektora Naczelnego w szczególności należy :
1) planowanie, organizowanie i nadzorowanie realizacji zadań Filharmonii w sposób
zapewniający terminową i efektywną ich realizację,
2) organizowanie kontroli wewnętrznej,
3) realizowanie właściwej polityki kadrowej w drodze doboru odpowiedniej obsady
kadrowej,
4) nadzór nad prawidłowym wykonywaniem budżetu i gospodarowaniem powierzonym
mieniem Filharmonii,
5) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy i zachowanie przepisów o ochronie
informacji niejawnych i ochronie danych osobowych,
6) wydawanie zarządzeń i innych przepisów wewnętrznych.
§ 10
Do decyzji Dyrektora Naczelnego zastrzega się sprawy:
1) określone w obowiązujących przepisach,
2) zatwierdzania planu zadań i finansowego,
3) przekazywane Samorządowi Województwa Pomorskiego.
§ 11
Dyrektor Naczelny sprawuje bezpośredni nadzór nad :
1) Dyrektorem Artystycznym,
2) Dyrektorem ds. Finansowych,
3) pionem dyrektora naczelnego.
§ 12
1. Do obowiązków Dyrektora Artystycznego, Dyrektora ds. Finansowych, Dyrektora Naczelnego należy dążenie do uzyskania najlepszych efektów w podległej sferze
działania, realizacja celów i zadań Filharmonii przy zapewnieniu maksymalnej sprawności
działania podległych komórek i racjonalnym wykorzystaniu posiadanych zasobów.
W szczególności do obowiązków Dyrektorów należy :
1) zapewnienie realizacji zadań Filharmonii w kierowanym obszarze działania,
2) merytoryczna znajomość zagadnień objętych podległą sferą działania stanowiących
część zadań Filharmonii oraz obowiązujących metod pracy przy ich realizacji,
3) znajomość ogólnie obowiązujących przepisów prawa oraz wewnętrznych aktów
normatywnych dotyczących podległej sfery działania,
4) koordynowanie działalności i sprawowanie kontroli wewnętrznej nadzorowanych
komórek organizacyjnych,
5) udzielanie podległym komórkom wytycznych w zakresie planów i metod pracy, toku
postępowania oraz organizacji pracy,
6) bieżąca analiza i kontrola wykonywania przez podległe komórki zadań planowych,
ustaleń aktów normatywnych i własnych poleceń,
7) nadzór nad przestrzeganiem zasad prawidłowości , legalności, celowości i
gospodarności działań podejmowanych przez podległe komórki,
8) dokonywanie oceny podległych pracowników.
2. Dyrektor Artystyczny, Dyrektor ds. Finansowych posiadają uprawnienia do jednoosobowego kierowania podległą sferą działania.
W szczególności do uprawnień Dyrektorów należy :
1) podejmowanie na podstawie obowiązujących przepisów, zarządzeń Dyrektora
Naczelnego i zadań Filharmonii , samodzielnych decyzji dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania podległej sfery działania,
2) przekazywanie części swoich uprawnień podległym pracownikom,
3) zatwierdzanie planów pracy podległych komórek organizacyjnych w części
działalności nie objętej planem, a także opiniowanie planów pracy innych komórek,
4) przedstawianie wniosków w sprawie przyznawania środków niezbędnych dla
zapewnienia realizacji zadań,
5) reprezentowanie na zewnątrz stanowiska Filharmonii w ramach posiadanego
pełnomocnictwa.
3.Dyrektor Artystyczny sprawuje bezpośredni nadzór nad Pionem Artystycznym.
4. Dyrektor ds. Finansowych sprawuje bezpośredni nadzór nad Pionem Finansowym.
§ 13
1. Dyrektor Artystyczny , Dyrektor ds. Finansowych ponosi
odpowiedzialność przed Dyrektorem Naczelnym za wyniki kierowanej sfery działania
oraz za stosowanie właściwych środków dla uzyskiwania pozytywnych wyników.
2. W szczególności ponoszą odpowiedzialność za:
1) realizację statutowych celów i zadań Filharmonii,
2) sprawną i skuteczną realizację programów działania,
3) dobór i właściwe wykorzystanie podległych pracowników i podnoszenie ich kwalifikacji,
4) właściwą gospodarkę przekazanymi do dyspozycji lub pozyskanymi środkami
finansowymi,
5) przestrzeganie obowiązujących aktów normatywnych,
6) wykonywanie zadań wynikających z planu Filharmonii,
7) należytą ochronę i wykorzystanie składników majątkowych,
8) zapewnienie należytego bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia
przeciwpożarowego,
9) należyte wywiązywanie się z zawieranych umów, porozumień, zobowiązań
majątkowych wobec władz państwowych, samorządowych, jednostek gospodarczych,
osób fizycznych i pracowników Filharmonii.
§ 14
1. Do obowiązków Dyrektora ds. Finansowych ponadto należy :
1) prowadzenie rachunkowości jednostki,
2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,
3) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z
planem finansowym,
4) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów
dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
2. Zadania Dyrektora ds. Finansowych polegają na:
1) organizowaniu sporządzania, przyjmowania obiegu dokumentów i kontroli
dokumentów w sposób zapewniający prawidłowe udokumentowanie operacji
finansowych, sprawne przeprowadzanie kontroli wewnętrznej oraz prawidłowe
prowadzenie księgowości i rachunkowości,
2) organizowaniu i doskonaleniu księgowości, i sprawozdawczości finansowej,
3) bieżącym kontrolowaniu prawidłowości prowadzenia księgowości i sprawozdawczości
finansowej,
4) kontroli właściwego przechowywania i zabezpieczenia danych i dokumentów
księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych,
5) współudziale w opracowywaniu planów finansowych, kosztów, analiz ekonomicznych
oraz wniosków wynikających z tych analiz,
6) zabezpieczeniu przestrzegania dyscypliny budżetowej przede wszystkim w zakresie
podatków i terminowego rozliczania wyników,
7) organizowaniu i zapewnianiu terminowego przebiegu statystycznej sprawozdawczości
finansowej,
8) współdziałanie i doskonalenie systemu wewnętrznego rozrachunku gospodarczego,
podejmowania prawidłowych decyzji finansowych.
§ 15
1. Dyrektor ds. Finansowych posiada uprawnienia do podejmowania na podstawie obowiązujących przepisów, zarządzeń Dyrektora Naczelnego i zadań Filharmonii samodzielnych decyzji dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania podległej sfery.
2. Dyrektor ds. Finansowych uprawniony jest do żądania od wszystkich komórek informacji, wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń, usunięcia w wyznaczonym terminie stwierdzonej nieprawidłowości
3. Dyrektor ds. Finansowych uprawniony jest do reprezentowania na zewnątrz Filharmonii w ramach posiadanego pełnomocnictwa.
§ 16
Dyrektor ds. Finansowych ponosi odpowiedzialność za :
1) przestrzeganie powszechnie obowiązującego prawa, prawa miejscowego, przepisów
resortowych aktów normatywnych Dyrektora Naczelnego,
2) zapewnienie warunków organizacyjnych niezbędnych dla prawidłowego prowadzenia
księgowości i rachunkowości Filharmonii,
3) właściwe przechowywanie i zabezpieczenie danych i dokumentów księgowych,
4) zapewnienie prawidłowości i terminowości sprawozdań przekazywanych na zewnątrz.
R O Z D Z I A Ł IV
O G Ó L N Y Z A K R E S O B O W I A Z K Ó W , U P R A W N I E Ń
I O D P O W I E D Z I A L N O Ś C I P R A C O W N I K Ó W
§ 17
Do zakresu obowiązków pracowników Filharmonii w szczególności należy:
1) znajomość zakresu działania macierzystej komórki organizacyjnej oraz przepisów
związanych z jej funkcjonowaniem,
2) sumienne wykonywanie obowiązków służbowych w sposób zapewniający terminowe,
rzetelne ich wykonanie,
3) przestrzeganie zasad dyscypliny pracy, przepisów BHP i p.poż,
4) przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, i ochronie danych
osobowych,
5) stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych oraz doskonalenie form i metod pracy,
6) dbałość o mienie Filharmonii.
§ 18
Pracownikom przysługują m.in. następujące uprawnienia:
1) domaganie się od przełożonego jednoznacznego określenia zadań oraz zapewnienia
niezbędnych środków potrzebnych dla ich należytego wykonania,
2) odwoływanie się do właściwych organów orzecznictwa o rozstrzyganie sporów ze
stosunku pracy.
§ 19
Każdy pracownik ponosi odpowiedzialność za :
1) legalność, celowość i gospodarność wykonywanych zadań,
2) terminowość, kompletność i wiarygodność informacji przekazywanych innym
pracownikom Filharmonii,
3) szkody wyrządzone Filharmonii na skutek swojej działalności lub jej zaniechania.
§ 20
Zakres obowiązków , uprawnień i odpowiedzialności pracowników Filharmonii określany jest umową o pracę lub załącznikiem do umowy o pracę – zakresem obowiązków.
R O Z D Z I A Ł V
Z A D A N I A P I O N Ó W O R G A N I Z A C Y J N Y C H .
§ 21
Zakres działania pionu Dyrektora Naczelnego
- samodzielne stanowiska :
1) radca prawny:
a)udzielanie porad i konsultacji prawnych,
b) udzielanie opinii prawnych,
c) zastępstwo prawne i procesowe,
d) opracowywanie wewnętrznych aktów normatywnych,
2) specjalista ds. kadr:
a) rekrutacja , dobór i rozmieszczenie kadr,
b) kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy,
c) prowadzenie działalności socjalno – bytowej,
d) realizacja przepisów prawa pracy, prowadzenie działalności informacyjnej z tego
zakresu wśród pracowników,
3) specjalista ds. BHP:
a) nadzór i koordynacja prac w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
b) stała i systematyczna kontrola i ocena wszystkich stanowisk pracy , prawidłowego
zabezpieczenia maszyn , urządzeń itp.,
c) bieżące prowadzenie rejestru wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
d) organizacja okresowych szkoleń z zakresu BHP,
4) rzecznik prasowy:
a) zapewnia kontakty z mediami ( radiem, telewizją, prasą),
b) kształtuje wizerunek medialny PFB,
c) inicjuje i prowadzi negocjacje z publikatorami,
d) prowadzi, redaguje ,nadzoruje stronę internetową PFB,
e) aktualizuje, obsługuje informacyjny wyświetlacz diodowy,
f) organizuje konferencje prasowe,
g) prowadzi medialną obsługę wydarzeń własnych oraz wybranych zewnętrznych,
h) prowadzi rozliczenia merytoryczne ZAIKS,
i) archiwizuje materiały prasowe,
j) prowadzi sprawozdawczość merytoryczną działalności koncertowej i innych wydarzeń
kulturalnych.
5) asystent dyrektora :
a) organizuje pracę dyrektora naczelnego poprzez pilnowanie terminów oraz dba o należyty przepływ informacji pomiędzy dyrektorem naczelnym a pozostałymi komórkami,
b) prowadzi korespondencję dyrektora naczelnego,
c) nadzoruje i koordynuje pracę sekretariatu,
d) przygotowuje umowy z podmiotami zewnętrznymi i nadzoruje nad ich realizację w zakresie imprez inicjowanych przez dyrektora naczelnego,
e) współpracuje z kierownikiem działu administracyjnego,
f) koordynuje spotkania dyrektora naczelnego z kierownictwem Filharmonii,
g) kontroluje protokoły sporządzone z tych spotkań oraz pilnuje terminowego wykonywania realizacji wyznaczonych tam zadań,
h) prowadzi sprawy związane z funkcjonowaniem Filharmonii w czasie zagrożenia ( sprawy obrony cywilnej),
6) Specjalista ds. imprez i wynajmu :
a) organizuje imprezy oraz prowadzi wynajem pomieszczeń.
- Dział administracyjny :
a) organizowanie , nadzorowanie i gospodarowanie bazą Filharmonii, w tym między innymi zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości, podejmowanie czynności zmierzających do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym, wykonywanie opracowań i ekspertyz oraz nadzór i współpraca z
dzierżawcami majątku PFB
b) ustalanie rocznych i kwartalnych harmonogramów rzeczowo – finansowych związanych
z obsługą administracyjną,
c) utrzymywanie porządku i czystości pomieszczeń oraz wokół budynku,
d) zabezpieczenie wszystkich pomieszczeń w niezbędny sprzęt i urządzenia,
e) prowadzenie spraw ubezpieczeń majątkowych Filharmonii,
f) prowadzenie bieżącej kontroli majątku trwałego, planowanie i realizacja prac
remontowych – konserwacyjnych, ewidencjonowanie i przestrzeganie terminowych
kontroli obiektu zgodnie z prawem budowlanym, prowadzenie ksiąg obiektu,
h) sporządzanie planów pracy i współpracy z działem koordynacji pracy artystycznej,
i) uzgadnianie z przełożonymi realizacji wydatków działu przy zachowaniu przepisów
finansów publicznych, prawa zamówień publicznych
j) dbałość o sprawne funkcjonowanie systemu zabezpieczenia i aktualizację sprzętu p poż ( w tym przeglądy techniczne).
k) obsługa recepcji,
l) techniczna obsługa systemu sygnalizacji pożaru, sygnalizacji włamania i napadu, kontroli
dostępu, systemu BMS,
m) obsługa oświetlenia scenicznego nagłośnienia, wentylacji i klimatyzacji,
d) koordynacja pracy działu z harmonogramem pracy Filharmonii oraz pozostałymi
działami Filharmonii,
e) uzgadnianie z przełożonymi realizację wydatków działu dozoru,
- Dział Inwestycji:
a) stymulowanie i koordynacja procesu inwestycji,
b) współdziałanie z pozostałymi działami,
c) przestrzeganie dyscypliny finansowej zabezpieczonych środków finansowych na realizację inwestycji,
d) opracowywanie planu potrzeb w zakresie inwestycji,
e) przygotowywanie i prowadzenie spraw związanych z inwestycją,
f) przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na roboty budowlane,
g) wykonywanie czynności kancelaryjnych, kompletowanie i przechowywanie dokumentów,
h) wykonywanie zadań poleconych przez dyrektora naczelnego
i) zorganizowanie procesu budowy z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa i ochrony zdrowia,
j) opracowanie projektu budowlanego i stosownie do potrzeb innych projektów,
k) objęcie budowy przez kierownika budowy ,
l) opracowanie planu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia,
ł) wykonanie i odbiór robot budowlanych,
m) nadzór nad wykonywaniem robot budowlanych przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych.
- Archiwum zakładowe :
a) gromadzenie i przechowywanie materiałów archiwalnych.
§ 22
Zakres działania pionu podległego Dyrektorowi Artystycznemu :
Pion Artystyczny : Orkiestra Symfoniczna i Dział Koordynacji Pracy Artystycznej, Orkiestra Kameralna, Zespoły Muzyczne, Chór :
1) rzetelne i prawidłowe zgodne z założeniami realizatorów wykonywanie koncertów
podnoszenie kwalifikacji zawodowych,
2) uczestniczenie we wszystkich zajęciach zgodnie z tygodniowym planem pracy,
3) opracowywanie harmonogramów pracy pionu artystycznego, sporządzanie rozkładów
zajęć i podawanie ich do wiadomości z odpowiednim wyprzedzeniem,
4) sporządzanie umów dla solistów i osób doangażowanych,
5) przygotowanie wszelkich materiałów niezbędnych do sporządzenia i realizacji planu
repertuarowego,
6) sporządzanie miesięcznych wykazów koncertów dla Dyrektora ds. Finansowych z
uwzględnieniem ilości zajęć w ciągu dnia wg obowiązujących przepisów,
7) organizowanie i kontrolowanie pracy inspektora orkiestry, woźnego orkiestry,
bibliotekarza,
8) prowadzenie bieżącej ewidencji zespołu artystycznego,
9) kontrolowanie wewnętrznej organizacji zajęć orkiestry,
10) zabezpieczenie zmian obsadowych i nagłych zastępstw,
11) przekazywanie danych do płac w celu sporządzenia list płac,
12) prowadzenie impresariatu artystycznego,
13) organizowanie działalności wyjazdowej,
14) organizowanie występów innych orkiestr i zespołów na scenie Filharmonii,
15) prowadzenie działalności reklamowej i wydawniczej,
16) współpraca w zakresie reklamy i promocji działalności artystycznej Filharmonii z mass
mediami i telewizją,
17) tworzenie pod względem merytorycznym projektów wydarzeń artystycznych
realizowanych ze środków unijnych, fundacji wspierających kulturę, ministerialnych,
samorządowych oraz innych sponsorskich,
18) sporządzanie sprawozdawczości kwartalnej i rocznej z działalności koncertowej dla
organów zwierzchnich.
§ 23
Zakres działania pionu podległego Dyrektorowi ds. Finansowych.
1. Dział Finansowo-Księgowy:
1) prowadzenie ewidencji i sprawozdawczości księgowej w sposób zapewniający ochronę
mienia i kontrolę wykonywanych zadań,
2) opracowywanie planów finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
3) prawidłowe, rzetelne, terminowe obliczanie wynagrodzeń pracowników Filharmonii i
osób pracujących czasowo,
4) dokonywanie comiesięcznych rozliczeń z ZUS i Urzędem Skarbowym zgodnie z
obowiązującymi przepisami,
5) wpłaty i wypłaty gotówkowe,
6) rozliczanie magazynu,
7) obsługa sponsorów w zakresie pozyskiwania środków dla PFB,
8) opracowywanie kosztorysów do projektów przygotowywanych merytorycznie przez pion
artystyczny,
9) organizowanie i prowadzenie zamówień publicznych,
10) pozyskiwanie środków finansowych,
11) opracowywanie, prowadzenie i rozliczanie projektów finansowych.
2. Dział sprzedaży imprez :
a) organizowanie i nadzorowanie sprzedaży biletów, karnetów i druków,
b) organizowanie widowni na koncerty w siedzibie i w wynajętych obiektach,
c) kontakty ze słuchaczami PFB,
d) współpraca z pionem artystycznym w promowaniu i reklamie koncertów,
e) prowadzenie działalności reklamowej – rozwieszanie afiszy reklamujących koncerty i inne wydarzenia artystyczne wewnątrz budynku PFB i w kasie PFB,
f) obsługa słuchaczy na koncertach organizowanych w siedzibie i w wynajętych obiektach,
g) organizowanie i nadzorowanie foyer Filharmonii,
h) nadzór nad przygotowaniem widowni Sali koncertowej , foyer i pozostałych pomieszczeń niezbędnych do obsługi widowni.
R O Z D Z I A Ł V I
ZA S A D Y W Y D A W A N I A W E W N Ę T R Z N Y C H
A K T Ó W N O R M A T Y W N Y C H
§ 24
Dyrektor Naczelny reguluje zasady realizacji celów i zadań wydając następujące akty normatywne:
1) zarządzenie – normujące zasadnicze zagadnienie o charakterze wykonawczym i działaniu
ciągłym. Postanowienia zarządzeń mogą być rozwinięte w instrukcjach i regulaminach.
2) polecenie regulujące jednorazowe, operatywne lub okresowe zadania z reguły dla
poszczególnych komórek organizacyjnych, o krótkim terminie realizacji a dotyczące
istotnej problematyki.
3) pismo okólne wydawane dla przekazania określonym komórkom organizacyjnym lub
adresatom informacji o charakterze komunikatów, zawiadomień, wyjaśnień oraz
interpretacji przepisów zawartych w innych aktach normatywnych.
§ 25
Dyrektor Artystyczny, Dyrektor ds. Finansowych mogą wydawać :
1)polecenia - w zakresie ściśle określonych spraw do wykonania w krótkich terminach a dotyczących podległego obszaru działania,
2) pisma wg rozdzielnika - dotyczące wewnętrznej problematyki pionu.
§ 26
Ustala się tryb opracowywania i wydawania aktów normatywnych:
1) komórka organizacyjna na polecenie Dyrektora Naczelnego, Dyrektora Artystycznego,
Dyrektora ds. Finansowych albo z własnej inicjatywy
opracowuje projekt aktu normatywnego,
2) projektodawca przekazuje projekt właściwej komórce merytorycznej celem wniesienia
uwag merytorycznych do projektu,
3) merytorycznie przygotowany projekt podlega zaopiniowaniu pod względem formalno-
prawnym przez radcę prawnego,
4) uzgodniony projekt przedkłada się Dyrektorowi Naczelnemu do podpisu.
R O Z D Z I A Ł VII
D O K U M E N T Y O R G A N I Z A C Y J N E F I L H A R M O N II
O R A Z Z A S A D Y I C H W Y D A W A N I A I P R Z E C H O W Y W A N I A
§ 27
1. Podstawowymi dokumentami określającymi zasady organizacji Filharmonii są :
Statut Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku nadany przez Sejmik Województwa Pomorskiego Uchwałą Nr 188/XV/03 z dnia 24 listopada 2003roku zmieniony Uchwałą Nr 945/XLIX/06 z dnia 26 czerwca 2006roku i uchwałą nr 1055/XLI/09 z dnia 28 grudnia 2009r. oraz niniejszy regulamin.
2. Uzupełniającymi dokumentami organizacyjnymi są :
1) zbiór pełnomocnictw udzielonych pracownikom,
2) wykaz pieczątek i stempli używanych w Filharmonii,
3) wewnętrzne akty normatywne.
3. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty organizacyjne są przechowywane u specjalisty ds. kadr.
§ 28
1. Do dokonywania czynności prawnych samodzielnie w imieniu Filharmonii upoważniony
jest Dyrektor Naczelny oraz pełnomocnicy w ramach umocowania.
2. Pełnomocników ustanawia i powołuje Dyrektor Naczelny.
Kopie wszystkich pełnomocnictw są przechowywane i rejestrowane u specjalisty ds. kadr.
R O Z D Z I A Ł VIII
P L A N O W A N I E I S P R A W O Z D A W C Z O Ś C.
K O N T R O L A W E W N Ę T R Z N A
§ 29
1. Działalność Filharmonii opiera się na planowaniu pracy, w szczególności na rocznych i
wieloletnich planach działalności podstawowej , remontowo-inwestycyjnej, finansowej i
szkoleniowej.
2. Treść i wewnętrzna forma planów uwzględnia podstawowe informacje określające rodzaj i
charakter przedsięwzięcia, przewidywany termin realizacji, osoby odpowiedzialne za
realizację, oraz szacunkowe wysokości kosztów zadania.
3. Wszystkie komórki organizacyjne Filharmonii sporządzają sprawozdania półroczne, a na
koniec II półrocza roczne, wraz z rocznymi planami pracy na rok następny.
§ 30
1. Kontrola wewnętrzna w Filharmonii ma za zadanie sprawdzenie prawidłowości kierunków
działania, doboru sposobu i metod wykonywania zadań ogólnych i obowiązków
poszczególnych pracowników, w odniesieniu do obowiązujących przepisów i
regulaminów wewnętrznych.
2. Celem kontroli wewnętrznej jest przede wszystkim zapewnienie bieżącej i obiektywnej
informacji niezbędnej do kierowania i zarządzania Filharmonią oraz badanie i ocena
prawidłowości działania pracowników odpowiedzialnych za wyznaczone odcinki pracy.
3. Zadania kontroli wewnętrznej w Filharmonii wykonuje Dyrektor Naczelny i pracownicy
przez niego wyznaczeni w szczegółowo określonym zakresie.
4. Z prac kontrolnych sporządza się sprawozdania okresowe oraz doraźne notatki służbowe zawierające odpowiednie wnioski dotyczące kierunków działań i pracy pracowników.
R O Z D Z I A Ł IX
P O S T A N O W I E N I A K O Ń C O W E
§ 31
1. Sprawy nieuregulowane regulaminem, a dotyczące funkcjonowania Filharmonii reguluje
Dyrektor Naczelny zarządzeniami.
2.Wprowadzenie w życie regulaminu organizacyjnego następuje na podstawie
zarządzenia Dyrektora Naczelnego po zasięgnięciu opinii organizatora i związków
zawodowych.
3. Zmiana regulaminu może nastąpić w drodze zarządzenia Dyrektora Naczelnego po
zasięgnięciu opinii organizatora i związków zawodowych.
| 